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Horaire !
Qui dit que la planification, c’est la planification. Il s’agit d’une charge de travail que je considère souvent comme distante ou trop réduite dans de nombreux projets. Mais au fait, à quoi sert un calendrier ?
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Souvent, le gestionnaire de projet (expérimenté) pour les projets de taille moyenne pense aux tâches à accomplir et la nécessité d’un calendrier n’est pas nécessairement perceptible.
Il est donc, bien sûr, possible de réaliser un projet sans planification.
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Cela est principalement lié à la taille du projet et aux risques qui sont acceptés pour le projet.
Dans la catégorie des casse-cou (comme le saut du grand canyon à la moto) il y a ceux qui réussissent, et ceux qui laissent leur peau là-bas. L’expérience montre que ceux qui réussissent sont exactement ceux qui préparent et planifient leurs actions pour anticiper et prévenir les risques. Et bon à les projets informatiques sont un peu les mêmes.
Les bonnes questions
En fait, l’élaboration d’un calendrier nous oblige à planifier pour l’avenir et à réfléchir aux tâches à effectuer, ce qui, bien sûr, conduit à des questions :
- que cet avertissement portait sur les tâches qu’elle doit accomplir ?
- les ressources disponibles sont -elles suffisantes ?
- que les ressources sont sous-affectées, les plus occupées ?
- avons -nous relié l’ensemble du budget aux tâches ?
- l’ absence de X est-elle intégrée pendant une telle période ?
- pour effectuer une telle tâche, ai-je besoin d’une autre tâche qui n’a pas été planifiée ?
- les délais sont -ils réalistes ?
- y a-t-il un manque de tâches ?
- etc…
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L’ exercice de planification à lui seul est déjà riche en cours de gestion prospective d’un certain nombre de risques.
Un outil de communication
La planification est également, elle permet de partager la vision du travail à accomplir avec toutes les parties prenantes. Il permet à chacun d’imaginer quoi faire, de vérifier si les tâches n’ont pas été oubliées et si tout le monde a confiance pour accomplir les tâches dans les délais prévus.
La planification fait partie de la gestion des prévisions des ressources et des dépenses connexes. Il est important de pouvoir surveiller régulièrement les taux prévus d’utilisation des ressources. Le problème est qu’il est souvent tentant pour beaucoup de gens de ne pas vouloir connaître l’occupation attendue des ressources. À court terme, il est beaucoup plus facile de ne pas poser de questions sur les problèmes potentiels que de faire face à la réalité traiter avec elle. Dans le meilleur des cas, les ressources affectées alerteront. Souvent, il n’y a pas d’avertissement sur les surcharges de travail et cela dégénère parce qu’il est trop tard.
L’ autre avantage de la planification est que vous pouvez suivre l’avancement des tâches. En fait, toute rotation est susceptible de remettre en question la date de fin.
Le suivi du calendrier sera d’autant plus fréquent que nous aborderons les étapes critiques du projet, comme la mise en service. Plus nous approchons de la production, plus chaque intervenant doit être adapté à ses tâches et plus il est nécessaire d’identifier rapidement les couvertures potentielles à corriger. C’est comme un avion qui atterra bientôt et intensifie son échange avec la tour de contrôle à l’approche de la piste.
Enfin, il vous permet de comprendre les effets d’un dérapage (ou avance) d’une tâche pour visualiser immédiatement et prévenir les personnes touchées.
Bien sûr, ce gestionnaire de calendrier est à des coûts qui sont directement proportionnels au nombre de tâches, aux ressources et à la fréquence de mise à jour.
La planification est donc un outil de gestion essentiel et indispensable basé sur une certaine taille de projets. Inutile de dire que cet instrument est certainement NoteCel.
